Risk & Kriz Yönetimi

Risk ve Kriz Yönetimi

Risk & Kriz Yönetimi, etkinliğin “hiç sorun çıkmaması” için değil; sorun çıktığında misafir deneyimini bozmadan, güvenliği riske atmadan ve programı kontrollü şekilde sürdürebilmek için kurulan profesyonel bir güvenlik ağıdır. Etkinlikler; kalabalık, teknik sistemler, dış hava koşulları, insan faktörü ve tedarik zinciri nedeniyle doğal olarak risk taşır. Planlı risk yönetimi yoksa küçük bir aksaklık bile büyür: program sarkar, sahne durur, kuyruklar artar, sosyal medyada olumsuz algı oluşur. Bu nedenle risk & kriz yönetimi; risk analizi, önleyici tedbirler, senaryo planları (Plan B/C), görev dağılımı, iletişim protokolü ve olay sonrası değerlendirme ile birlikte yürütülmelidir. Pivok Events yaklaşımında; etkinlikten önce risk haritası çıkarılır, etkinlik günü kriz masası/komuta zinciri kurulur ve ekipler net prosedürlerle hareket eder. Böylece kriz, misafirin hissetmediği bir arka plan operasyonuna dönüşür.

Risk Analizi: “Nerede Ne Olabilir?” Haritası Çıkarmak

Risk yönetimi, etkinliğin formatına göre risk başlıklarını listelemekle başlar. Açık hava etkinliklerinde hava koşulları (yağmur, rüzgâr), zemin kayganlığı, elektrik/jeneratör güvenliği öne çıkar. Konser ve festival gibi kalabalık etkinliklerde kalabalık sıkışması, bariyer sorunları ve giriş-çıkış kontrolü kritik olur. Kurumsal etkinliklerde VIP/protokol akışı, program sarkması ve teknik sunum hataları daha belirgindir. Ayrıca her etkinlikte ortak riskler vardır: sağlık vakası, kayıp eşya, tedarikçi gecikmesi, internet kesintisi, elektrik kesintisi, ulaşım gecikmeleri gibi. Risk haritası çıkarılınca her risk için “olasılık–etki” değerlendirmesi yapılır ve öncelikler belirlenir. Bu çalışma, krizi beklemek yerine krizi engellemeyi hedefler.

Önleyici Tedbirler: Riskleri Daha Başlamadan Azaltmak

En iyi kriz yönetimi, krizi hiç yaşatmayan tedbirlerdir. Teknik tarafta yedek mikrofon, yedek laptop, yedek HDMI dönüştürücü, yedek internet (mobil modem) ve gerekiyorsa jeneratör planı yapılır. Alan tarafında acil çıkışlar açık tutulur, kablolar sabitlenir, kaygan zeminler işaretlenir, bariyerleme doğru kurulur. Misafir akışında check-in noktaları artırılır, kuyruk alanı düzenlenir, yönlendirme tabelaları ve ekipleri doğru konumlanır. Tedarikçi riskinde alternatif tedarikçi listesi ve kritik malzemelerde yedek stok hazırlanır. Bu önlemler sayesinde risk gerçekleşse bile etkisi küçülür ve etkinlik akışı korunur.

Kriz Senaryoları ve Plan B/C: “Olursa Ne Yapacağız?”

Kriz anında panik, en büyük düşmandır. Bunu engellemek için senaryolar önceden yazılır:

• Konuşmacı gecikirse hangi blok öne çekilecek?

• LED ekran çalışmazsa sunum nasıl devam edecek?

• Şiddetli yağmurda açık hava programı nereye taşınacak?

• Kalabalık artarsa giriş kontrolü nasıl güçlenecek?

• Sağlık vakasında kim müdahale edecek, ambulans nasıl yönlendirilecek?

Her senaryo için net bir aksiyon planı ve sorumlular belirlenir. Plan B’nin yanında Plan C de düşünülmelidir; çünkü bazen alternatif plan da çalışmayabilir. Bu hazırlık, kriz anında “ne yapıyoruz?” tartışmasını bitirir; ekip otomatik olarak doğru adımlara geçer.

Komuta Zinciri ve İletişim Protokolü: Tek Ses, Hızlı Karar

Kriz yönetiminde en kritik şey, kimin karar verdiğinin net olmasıdır. Etkinlikte bir “komuta zinciri” kurulmalıdır: saha lideri, teknik lider, güvenlik sorumlusu, karşılama sorumlusu gibi. Kriz anında herkes aynı anda konuşursa kaos büyür; bu yüzden tek bir merkezden yönlendirme yapılır. İletişim kanalı da net olmalıdır: telsiz/WhatsApp grubu, acil durum kısa kodları, kimlerin hangi durumda haberdar edileceği belirlenir. Ayrıca müşteri/marka temsilcisine bilgi akışı kontrollü yapılmalı; gereksiz panik yaratmadan durum ve çözüm net aktarılmalıdır. İletişim protokolü güçlü olunca kriz “yönetilir”, büyümez.

Sağlık ve Güvenlik: İlk Yardım, Tahliye ve Kalabalık Kontrolü

Risk & kriz yönetiminin merkezinde insan güvenliği vardır. İlk yardım noktası, sağlık ekibi/ambulans ihtiyacı (etkinlik ölçeğine göre), acil çıkış planı ve toplanma alanı önceden belirlenmelidir. Kalabalık etkinliklerde bariyerleme, giriş-çıkış sayısı ve kapasite kontrolü hayati önem taşır. Yangın güvenliği, elektrik kablo düzeni, sahne arkası güvenliği gibi konular da risk planına dahil edilir. Tahliye senaryosu net değilse panik artar; bu yüzden personel bu prosedürü bilmelidir. Güvenlik önceliği doğru kurulduğunda etkinlik hem yasal hem operasyonel açıdan daha sağlam olur.

İtibar ve İletişim Krizi: Sosyal Medya ve Misafir Yönetimi

Bazı krizler fiziksel değil, iletişimseldir: program gecikmesi, ünlü konuğun iptali, teknik aksaklık, şikayetler… Bu durumlarda misafire doğru bilgilendirme yapılmazsa olumsuz algı büyür. Etkinlik içinde anons dili, yönlendirme mesajları ve misafir ilişkileri çok önemlidir. Sosyal medya tarafında da “ne paylaşıyoruz, ne paylaşmıyoruz?” çizgisi belirlenmelidir. Gerekirse kısa bir açıklama metni hazırlanır; yanlış bilgi yayılması engellenir. İtibar krizi, çoğu zaman doğru iletişimle büyümeden söner. Bu yüzden kriz planı sadece sahayı değil, iletişimi de kapsamalıdır.

Olay Sonrası Değerlendirme: Öğrenim ve Süreç İyileştirme

Kriz yönetiminin son adımı, olay sonrası değerlendirmedir. Ne oldu, neden oldu, nasıl çözüldü, hangi adım yavaştı, hangi tedbir eksikti? Bu soruların cevapları kısa bir rapora dönüştürülür. Böylece bir sonraki etkinlikte aynı risk tekrar etmez. Ayrıca tedarikçi performansı, ekip koordinasyonu ve teknik altyapı notları da iyileştirme planına eklenir. Profesyonel organizasyonlar, krizlerden kaçmaz; krizleri öğrenime çevirir.