Lojistik ve Depolama Yönetimi
Lojistik & Depolama, fuar ve etkinlik projelerinde görünmeyen ama sonucu doğrudan belirleyen temel operasyondur. Stand ne kadar iyi tasarlansa da malzeme zamanında gelmezse, doğru yerde depolanmazsa veya kurulum-söküm sürecinde kaybolursa; maliyet artar, kurulum gecikir ve kalite düşer. Bu nedenle lojistik yönetimi; taşıma planı, yükleme-boşaltma saatleri, araç giriş izinleri, paketleme standartları, depo organizasyonu, envanter takibi ve hasar risk yönetimiyle birlikte ele alınmalıdır. Özellikle çok duraklı roadshow’larda veya birden fazla fuara katılan markalarda depolama; yatırımın korunması ve her etkinlikte aynı standardın sürdürülebilmesi için kritiktir. Pivok Events yaklaşımında; malzeme listeleri, etiketleme ve check-list disipliniyle süreç şeffaf yürütülür. Böylece operasyon sakin, kurulum hızlı ve proje maliyeti kontrol altında kalır.
Planlama ve Takvim: Kurulum-Söküm Saatleri ile Senkron
Lojistik & depolamanın ilk adımı doğru takvimdir. Fuar alanlarının araç giriş saatleri, yükleme noktaları ve kurulum pencereleri her organizasyonda farklıdır; bunlar netleşmeden taşıma planı yapılamaz. Kurulum için “malzeme ne zaman sahada olmalı?” sorusu geriye doğru planlanır: yolda gecikme payı, yoğun trafik, şehirler arası taşıma süreleri gibi riskler eklenir. Sökümde ise en kritik nokta, fuar kapanışındaki yoğunluk ve kargaşadır; ekipler aynı anda söküm yaptığı için araç erişimi zorlaşabilir. Bu nedenle söküm planı, sırayla paketleme ve araç yükleme öncelikleriyle hazırlanmalıdır. Takvim doğru kurulursa “son dakika yetiştirme” stresi azalır; hem maliyet hem de hata riski düşer.
Paketleme ve Etiketleme: Hasarsız Taşımanın Anahtarı
Lojistikte en sık maliyet yaratan konu, hasar ve kayıptır. Özel üretim paneller, LED ekranlar, aydınlatmalar, baskılar ve dekor öğeleri doğru paketlenmezse çizilir, kırılır veya taşıma sırasında deforme olur. Bu nedenle her malzeme için uygun paketleme standardı belirlenmelidir: köpük koruma, köşe koruyucular, shrink film, sert kasa veya flight case gibi. Etiketleme ise sahada hız kazandırır: “Stand Duvar A / Sol Panel / 1/4” gibi net kodlarla paketler işaretlenirse kurulum süresi ciddi kısalır. Aynı şekilde “kırılabilir”, “üstte taşı”, “suya duyarlı” gibi uyarılar görünür olmalıdır. Doğru paketleme-etiketleme, bir sonraki fuarda aynı kaliteyle kurulumu mümkün kılar.
Envanter ve Check-list: Ne Var, Nerede, Kaç Adet?
Lojistik & depolama süreçlerinde en kritik disiplin, envanter takibidir. Stand parçaları, bağlantı elemanları, baskılar, kablolar, adaptörler, promosyon ürünleri, broşürler ve demo cihazları tek bir listede takip edilmelidir. “Bir vida eksik” bile sahada kurulumun durmasına sebep olabilir. Bu yüzden check-list iki aşamalı yürütülür: depodan çıkış kontrolü ve sahada teslim kontrolü. Söküm sonrası depoya dönüşte de aynı kontrol tekrar yapılır; eksik/hasarlı parçalar anında işaretlenir. Etkinlik günü hızlı müdahale için yedek setler (kablo, adaptör, bant, kablo bağı, yedek baskı) ayrıca hazırlanmalıdır. Bu sistem kurulursa her fuar/etkinlikte “ne eksikti?” krizi yaşanmaz.
Depolama Koşulları: Yatırımı Korumak ve Ömrü Uzatmak
Depolama, stand yatırımının ömrünü belirler. Nemli depolar baskıları kabartır, ahşap malzemeyi şişirir; yanlış istifleme panelleri eğebilir. Bu yüzden depo koşulları (nem, sıcaklık, toz), raf/istif düzeni ve taşıma ekipmanları planlanmalıdır. Modüler stand sistemlerinde profillerin düz istiflenmesi, panellerin dikey taşıma kasalarında korunması önerilir. Elektronik ekipmanlar (LED ekran, kontrol üniteleri, mikrofonlar) için ayrı korumalı kasa ve güvenli kilitli alan gerekir. Ayrıca depo düzeni “hızlı erişim” mantığında kurulmalıdır: sık kullanılan parçalar önde, nadir parçalar arkada; etiketli raf sistemi kurulum hızını artırır. Doğru depolama, her etkinlikte yeniden üretim maliyetini azaltır.
Taşıma ve Saha Teslimi: Araç Planı ve İletişim
Taşıma tarafında araç seçimi ve saha teslim planı önemlidir. Malzeme hacmine göre panelvan, kamyonet veya kamyon planlanır; elektronik ve kırılabilir ekipmanlar için sarsıntı kontrolü düşünülür. Fuar alanı tesliminde araç giriş izinleri, yükleme asansörü, rampalar ve depo noktası önceden belirlenmelidir. Saha sorumlusu ile lojistik ekibinin iletişimi net olmalıdır: araç ne zaman geliyor, malzeme hangi kapıdan giriyor, kim teslim alıyor? Teslim tutanağı ve hızlı sayım, kayıp riskini azaltır. Büyük projelerde malzeme “tek seferde” değil, kurulum önceliğine göre parçalı teslim edilebilir: önce karkas, sonra grafikler, sonra elektronik gibi. Bu yaklaşım sahada daha düzenli kurulum sağlar.
Söküm Sonrası Süreç: Geri Dönüş, Bakım ve Yenileme
Söküm sonrası en yaygın problem, malzemenin “aceleyle” paketlenmesi ve depoya hasarlı girmesidir. Bu yüzden sökümde de standart olmalıdır: önce hassas ekipman, sonra grafikler, sonra profiller; her parça kendi kasasına girmelidir. Depoya dönüşte hızlı bakım yapılır: kırık bağlantılar, yıpranmış baskılar, eksik parçalar listelenir ve bir sonraki etkinlikten önce yenileme planı çıkarılır. Özellikle modüler sistemlerde “küçük bakım” büyük fark yaratır; gevşeyen bağlantılar ve çizilen yüzeyler standı ucuz gösterir. Bu rutin, her fuarda kaliteyi korur ve yatırımın geri dönüşünü yükseltir.
