Mekân, etkinliğin kaderini belirler. En iyi konsepte sahip olsanız bile mekân yanlışsa akış bozulur, bütçe artar ve misafir memnuniyeti düşer. Bu rehberde mekân seçerken mutlaka kontrol edilmesi gereken 15 noktayı paylaşıyoruz.
1) Kapasite ve oturma düzeni
“Maksimum kapasite” ile “konforlu kapasite” aynı değildir. Sahne, dans alanı, servis alanı gibi detaylar da kapasiteyi etkiler.
2) Lokasyon ve ulaşım
Toplu taşıma, otopark, vale alanı ve trafik saatleri mutlaka değerlendirilmelidir.
3) Akustik ve ses sınırları
Konser/performans olacaksa akustik şart. Ayrıca çevre gürültü kısıtları (desibel sınırı) sorulmalı.
4) Teknik altyapı
Elektrik gücü, truss/askı noktaları, LED kurulumu için uygun alan, internet altyapısı.
5) Hava planı (özellikle açık alan)
Yağmur planı, kapalı alan alternatifi, rüzgâr faktörü, ısıtma/soğutma çözümleri.
6) Giriş-çıkış ve misafir akışı
Karşılama masası, kayıt/QR alanı, yönlendirme, WC erişimi; misafir deneyimini belirler.
7) Kurulum ve teslim saatleri
Birçok mekânda kurulum saatleri sınırlıdır. Bu, prodüksiyon planını doğrudan etkiler.
8) Catering kısıtları
Mekânın anlaşmalı catering zorunluluğu var mı? Dışarıdan tedarik kabul ediyor mu?
9) Görsel estetik ve fotoğraf potansiyeli
Doğal ışık, tavan yüksekliği, dekorasyon esnekliği fotoğraf ve video kalitesini etkiler.
10) Sözleşme maddeleri
İptal/erteleme şartları, depozito, ekstra saat ücretleri, güvenlik ve temizlik kalemleri net olmalı.
